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学び好き&教え好きsuwanの思考と試行と嗜好の記録。 2007年以前はLady Conductor(メインサイト)へ。
2009年01月22日 (木) | Edit |
当初今日の午後の会議に参加しなければいけなかったのが、出なくてよくなって予定があいた。
それで、午前中に取引先との打ち合わせを入れた。

この2文を読むと、結局午後の予定が空いているということになるが、実はそれだけではない。

当初の午後の会議に参加するのに、事前に課題図書があって(一応それは買ってお正月中に読んだ)、会議のための準備がかなり必要であった。しかも会議後に、他のメンバーへの伝達、自分の役割を含め、会議で決まったことをもとに仕事が生まれるはず。

おそらく準備に4~5時間、移動時間往復1時間、会議自体が4時間、そして会議後処理で1~2時間はとられる。会議欠席によって生まれた時間(想定合計10時間)と精神的余裕はとても大きい。
一方、今日の午前中に入れたうちあわせは、確かに大阪への往復時間があるにしても、拘束時間は移動時間1時間+打ち合わせ2時間で合計3時間のみ。

この差は大きい。

  

会議や研修が入ると、実際のその時間よりも、その前後(準備と後片付け)にかかる時間の方が多い。つまり、その時間を踏まえて段取り組みをすることが大事。

suwanはスケジュールを組むときに、まずは会議・研修を記入したら、次に移動時間、そして準備と事後処理の時間を予定に組む。これを怠って、会議と研修の予定のみしか想定していないと、後で大変なことになる。
昔は外出予定、拘束時間のみでしか仕事を管理していなかったから、計画なく安易に予定を詰め込みすぎて、どれも中途半端な出来だった。しかも会議や研修後に伝達をしなければいけない相手がいるのに、仕事に常に追われているので、連絡が遅れたりひどいときには伝達できなかったりで、クレームになることもあった。

社内でパソコンでやる仕事、つまり特に何時から何時までと予定がかっちり決まっていない仕事って、どうしても意識が弱くなりがち。電話やメールで急な仕事依頼が入ったら、ついそちらを優先してどんどん後回しにして、結局連日残業しなくてはいけないことになる。

そして、ざっくりながらも時間と業務管理をしていると、それぞれの仕事に対しての何時までに終えるという締め切り感覚ができてきて、今日すべきこと、明日でも大丈夫なことが見えてくる。

ゴスペルをはじめる前は仕事オンリーの毎日だったから、感覚が麻痺してて、とりあえず遅くまで残って仕事をしていた。昔のsuwanの日記みても日付越えばっかりしてたよね(笑)入社3年目くらいまでは、会社の椅子を3つ並べてそこで3時間ほど寝て会社で朝を迎えることもしょっちゅうあった(笑)翌日は頭も体も肌も最悪だったけど…

でも、ゴスペルをはじめたり、彼氏ができて時間をどうしても作り出したくなったら、無駄な時間を削り、少しでも時間の有効活用ができるようになってきた。確かに月に何日かはどうしても遅くなる日があるし、繁忙期は連日遅くなるし、年々仕事の担当は増えているけど、業務時間は濃く少なくできている。

何より、時間感覚が磨かれてくると、人に仕事を依頼するときに、いつまでに仕上げてもらうかという、人の仕事の時間の想定までもができるようになる。
1時間でできそうな仕事をAさんに頼み、別の2時間かかりそうな仕事をBさんに頼み、自分は別の仕事に取り掛かり、1時間後にAさんに進行を聞き、2時間後Bさんの様子を見、報告してもらった内容を自分が把握する・・・というような感じで、一人でなんでもするのではなく、同時進行で複数の仕事を進めながら、自分が直接していない仕事の管理をする。担当業務が多くても、期日どおりにほとんどの仕事をこなせるのは、人の力を借りるから。

正直、suwanがやったほうが早いし確実だと思う仕事もあるけど、いかにメンバーをsuwan並に、いやそれ以上に仕事できるようにするかが、仕事を早く大量にこなす重要ポイント。
そのときに、こまめにチェックして仕事を覚えさせるときもあれば、完全にまかせてあえて全くチェックしないときもある。すると何かあったときにその人が対応しなければいけない。「いつでもsuwanがみてくれるから大丈夫」という甘えを作らせないということ。これはかなり勇気と根気がいるけどね。
全部なんでもかんでもsuwanが完璧にしすぎないことは大事。でも、本当に何かあったときはsuwanがすべて責任を取るつもりで、それは他のメンバーもわかっている。だから、信頼関係が成り立つ。
上司やメンバーと口論すること、注意すること、しかること、嫌われることもしょっちゅうだけどね(;^_^A

おかげで今、suwanのチームメンバーはそれぞれの担当においては、もうsuwanを越している。だから、任せて出張に出たり、早く帰ったりすることができるし、新しい仕事に着手することができる。

suwanがいなくても大丈夫な組織でありながら、suwanがいるから発展する組織でありたい。
よくばり~

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